Herausforderung: Ein Automobilzulieferer aus Westfalen stand vor erheblichen Problemen bei der Implementierung seines Microsoft Dynamics 365 ERP-Systems. Der ursprüngliche Projektplan führte zu hohen Anpassungskosten und Verzögerungen, während die Lizenznutzung und Supportverträge ineffizient waren. Das Unternehmen benötigte eine Stabilisierung des Projekts, um Kosten zu senken und die Implementierung wieder auf Kurs zu bringen.

Vorgehen: Zwischen Juni und August 2024 wurde ein umfassender Plan zur Stabilisierung des Projekts entwickelt und umgesetzt. Die wichtigsten Maßnahmen umfassten:

• Überarbeitung des Anforderungsmanagements: Es wurden Standard-Module von Microsoft Dynamics 365 genutzt, um den Implementierungsaufwand zu verringern und die Kosten für individuelle Anpassungen zu senken.
• Analyse und Neuorganisation des Lizenzmanagements: Die Lizenznutzung wurde optimiert und alternative Anbieter für den Softwarebezug evaluiert, um die Lizenzkosten zu reduzieren.
• Nachverhandlung von Vendoren- und Supportverträgen: Durch gezielte Nachverhandlungen wurden bessere Konditionen mit Anbietern erzielt, was zu einer weiteren Reduzierung der IT-Kosten führte.
• Neuauswahl von IT-Dienstleistern: Um das ERP-System effizient einzuführen, wurden neue IT-Dienstleister ausgewählt, basierend auf einem überarbeiteten und realistischen Projektplan.
• Implementierung eines transparenten Reportings: Ein Reporting-System und Benchmarks wurden eingeführt, um die Nachverfolgbarkeit der Lizenznutzung und IT-Kosten zu verbessern und mehr Transparenz in die Projektentwicklung zu bringen.

Ergebnisse: Durch die Überarbeitung des Projektplans und die Nutzung standardisierter Microsoft Dynamics 365 Module konnte der Implementierungsaufwand signifikant reduziert werden. Die Neuorganisation des Lizenzmanagements und die Nachverhandlung von Verträgen führten zu deutlichen Kosteneinsparungen, während die Auswahl neuer IT-Dienstleister das Projekt stabilisierte und die erfolgreiche Einführung des ERP-Systems sicherstellte. Das transparente Reporting ermöglichte eine verbesserte Nachverfolgbarkeit und Kontrolle der IT-Kosten, was langfristig zur Effizienzsteigerung beitrug.

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